Fuarlara katılmanın iki yolu vardır. Ya fuarı düzenleyen organizasyon firmaları sektör firmalarını özel olarak arayıp iletişime geçer, davet eder ya da fuarı medyaya ilan ederler ve sektördeki firmalar katılmak için organizasyon ekibine başvuruda bulunur.
Need To Open A Booth At The Fair
Organizatör firma ile iletişime geçin: Fuarlara katılmanın iki yolu vardır. Ya fuarı düzenleyen organizasyon firmaları sektör firmalarını özel olarak arayıp iletişime geçer, davet eder ya da fuarı medyaya ilan ederler ve sektördeki firmalar katılmak için organizasyon ekibine başvuruda bulunur. Bunlar dışında bazı organizasyon şirketleri davetiye ile sektördeki firmaları katılıma davet edebilir. Sonuç olarak hangi türde katılım sağlarsanız sağlayın lakin ilk yapmanız gereken şey organizatör firma ile iletişime geçmektir. Organizatör firma ile fiyatlar, size kiralanacak stand alanı ve stand alanının hacmi hakkında bilgi almalısınız. Verilen bilgiler ile size uygun, makul gelen bütçeli stand alanını seçebilirsiniz.

Fuar için stand tasarlamak: organizatör ile görüştükten sonra yapmanız gereken ilk iş sizin standınıza ayrılan konum ve hacime uygun stand tasarlamaktır. Bu iş için kendini yetiştirmiş iç mimar, mimar ve 3 D görselleştirme uzmanları vardır. Stand tasarımı için bu tür kişilerden yardım alabilir ya da bu işte ekip olarak profesyonelce çalışan stand tasarlama şirketleri ile görüşebilirsiniz. Bu şirketler sizin firmanıza stand için ayrılan alanınıza uygun tasarımlar yapmaktadır. Bu tasarımları alternatif tasarımlar olarak ilk önce bilgisayarda oluşturup satış aşamasında size her birini canlı olarak sunmaktadırlar. Firmanızın fuardan elde edeceği başarı, standınızla bir bütün oluşturmaktadır. Stand tasarımı şirketler ve firmalar açısından fazlasıyla önemlidir ve bir bütün olarak karar verilmelidir. Tek bir alanı olan standlar firmalar açısından kullanışlı olmaz. Çünkü ziyaretçileri ağırlayıp konfor sağlamalı bir yandan da numune ürünleri depolamalıdır. Bu ikisi tek bir odada yapılamaz. Bu nedenle fuar stand tasarımı yapan şirketler, tak çıkar olarak tasarladıkları pratik stantlara ikram bölümü, misafir ağırlama odası, telefon görüşmeleri için özel bir oda gibi bölümler eklemişlerdir.

Fuar standı nakliye ve montajı: Fuar standları yap boz gibi tak çıkar yapısı ile kolaylıkla monte ve demonte edilebilir. Bu nedenle fuar standının, fuar alanına fuardan 12 ile 30 saat aralığında getirilmesi gerekir ve ekipler montajına başlar. Eğer standınız kiralık ise standın kurulum işlemini kiraladığınız şirketin ekipleri üstlenir. Lakin standınızı firmanız olarak satın aldıysanız, stand firmaları nakliye ve montaj işlemini üstlenecektir. Organizasyonda sorun yaşamak istemiyorsanız ya da her detaya hâkim olan ve işleri başarı ile denetleyen firmalar ile çalışabilirsiniz. Çünkü fuar organizasyonunu yapan şirketlerin farklı fuar standı kurma koşulları olabilir. Yani organizasyonlarla yapılan işler ciddi ve fazla katı kurallar üstlendiği için en ufak aşama hakkında bile itina ile çalışmalı ve her detay hakkında bilgi sahibi olmalısınızdır. Çünkü standlar yanlış kurulum ile hem çalışanlar hem de ziyaretçiler açısından büyük kazalara sebebiyet verebilir. Bu tür işlerde deneyimli değilseniz deneyimli ve profesyonel bir stant kurma ekibinden yardım almanız sizin yararınıza olacaktır.

Stand yönetim planı hazırlamak: stant açmak firmanıza ait yeni, minik bir şube açmak gibi görülebilir. Dolayısı ile açtığınız standın her bir detayı sizi ve firmanızı temsil etmekte. Bu nedenle standın yönetiminden sorumlu kişiyi, satış faaliyetlerinden sorumlu kişiyi doğru seçmelisiniz. Kişiler iş etiği, iş ahlakına saygı duymalı, müşteri memnuniyetine önem vermelidir. Diksiyon ve hitabeti, giyimi temiz ve özenli olmalıdır.

PR planınızı belirleyin: fuarlar markanızın tanıtımı ve PR’ı açısından büyük önem taşımaktadır. Standınızı ziyaret edecek kişiler geniş kitlelere hitap eden biri ise kitlesine duyurması sizin reklamınız açısından olumlu olacaktır. Lakin bunun yerine düzenli çalıştığınız bir PR şirketi, fuarda stand açacağınızı olabildiğince fazla insanın bilmesini sağlamak için bir strateji hazırlar ve uygulamaya koyar.

Fuar personelinize fuar öncesi eğitim verin: stantta görev alacak personeller iki gruba ayrılır. Şirket personelleri ve şirketten bağımsız olarak bu fuar için kiraladığınız stand görevlileri. İki ekibi de bir alanda toplamalı, görev dağılımını açık bir şekilde stratejik bir planla yapmalısınız. Verdiğiniz görevlere göre ekibinizi fuar öncesinde eğitmeniz sizin yararınıza olacaktır. Çünkü ekibiniz siz ve markanızı, ziyaretçilere karşı temsil edecektir. Giyimlerine, davranışlarına, konuşmalarına fazlasıyla dikkat etmelidirler. Ayrıca ürünler hakkında ziyaretçilerin sorabileceği sorulara karşılık ürün ve hizmet içeriği hakkında tam bilgiye sahip olmalıdırlar.